* sensibiliser les parents et la communauté à l’échange au moyen de séances d’information, de lettres, des médias locaux, etc.;

* trouver des façons pertinentes d’engager les jeunes participants dans tous les aspects de l’échange;

* assigner un partenaire à chaque participant;

* planifier une série d’activités variées avec leur groupe partenaire;

* organiser des activités de financement et établir des partenariats avec des commanditaires tels des municipalités, des entreprises, des organismes communautaires, des médias locaux, etc.);

* prendre des mesures appropriées pour assurer la sécurité des participants, procéder à la vérification obligatoire des familles d’accueil, veiller à ce que les membres du groupe soient adéquatement assurés et noter toute condition médicale parmi les jeunes du groupe;

* retourner les documents requis à leur coordonnateur régional d’ici la date limite.

Durant l’échange, les organisateurs devraient :

* assumer la responsabilité du groupe en tout temps tout en demeurant dans la communauté d’accueil;

* assumer la responsabilité, avec les parents, de l’accueil du groupe partenaire.

Après l’échange, les organisateurs devraient :

* s’assurer que les participants remplissent et retournent tous les formulaires d’évaluation à l’adresse indiquée;

* encourager une interaction continue entre les groupes afin de promouvoir des liens durables parmi les participants;

* encourager les jeunes à partager leur expérience avec d’autres groupes.

* jouant un rôle actif dans les trois phases de l’échange : la planification et la préparation de l’échange, l’organisation des activités prévues lors de l’accueil du groupe partenaire, et la participation aux activités post-échange;

* apportant un engagement et de l’énergie au processus d’échange;

* partageant leur expérience avec d’autres jeunes, à l’école et dans la communauté en général (réunions, articles dans les journaux locaux, entrevues, etc.);

* remplissant le formulaire d’évaluation du participant.

* évaluons les demandes soumises par les groupes;

* facilitons le jumelage des groupes au besoin;

* coordonnons les voyages entre les communautés jumelées;

* appuyons les organisateurs en répondant à leurs questions, en les aidant à résoudre des problèmes et en leur offrant de la documentation et une séance d’orientation.